fase interna licitação

Responsabilidade do pregoeiro

Pregão presencial passo a passo

Documentos exigidos no pregão
Modalidade pregão
O que é comissão de licitação
Pregão eletrônico
RDC
Sicaf
Homologação e Adjudicação
Roteiro passo a passo para sessão de pregão

Fase interna da licitação

A fase interna da licitação reporta-se aos atos preparatórios. Essa fase, como regra geral, desenvolve-se exclusivamente no âmbito interno da Administração, não é exteriorizada perante terceiros. 

Em conformidade com Marcos Juruena Villela Souto, essa sequência de atos preparatórios deve observar o seguinte planejamento:

1) Requisição do objeto; 
3) Autorização da despesa;
5) Análise jurídica do instrumento;

Referida sequência, segundo o jurista supramencionado, é processada da seguinte forma:

A) Requisição do objeto – nesta etapa, é feita a descrição do objeto (bem ou serviço), pelo órgão requisitante. Na requisição, deverá ser definida a qualidade do objeto, formas e prazo para entrega e, quando cabível, ser acompanhada pelo cronograma físico-financeiro do contrato.

B) Estimativa do valor do objeto – trata-se da pesquisa de preços de mercado, que deverá ser anexada ao processo, juntamente com a requisição. Isso possibilita a definição da modalidade a ser utilizada. Através da pesquisa, a Administração se resguarda de possíveis superfaturamentos (tendo em vista a tendência de, em se tratando de contratação com o Poder Público, os possíveis fornecedores praticarem a elevação excessiva de seus preços ou mesmo, de formação de cartéis). Estando a estimativa do valor do objeto, na pesquisa, em compatibilidade com os valores praticados usualmente no mercado, a pesquisa servirá, inclusive, para desclassificação de propostas que dela se destoem.

C) Sistema de administração de material – as requisições de materiais têm que ser enviadas ao órgão responsável pelas compras, para que padronize e centralize as compras, possibilitando melhores preços e condições. Isso, claramente, evita um caos de compras de pequenos lotes por parte de cada órgão, que poderia ser gerado caso não existisse tal centralização, ocasionando fracionamentos ilegais, até por dispensa, em função do valor.

D) Formalidades de dispensa de licitação – em relação à formalidade da dispensa ou inexigibilidade de licitação, para Marcos Juruena, o controle de tais formalidades deve ser feito pela autoridade que tem delegação de poderes para homologar o procedimento licitatório.

E) Aprovação prévia da despesa – para que haja a aprovação prévia da despesa, é preciso reconhecer a existência da necessidade do objeto, qualitativa e quantitativamente, e a oportunidade de sua compra. Deve, também, a descrição do objeto estar feita adequadamente e haver a existência de previsão de verba orçamentária e recursos disponíveis para se proceder à aquisição. Existindo recursos, é feita a reserva da verba e, após a licitação ser autorizada, realizada e homologada, é emitida a nota de empenho.

F) Orientação Jurídica - após a aprovação prévia da despesa, passa-se à etapa de elaboração e exame do instrumento convocatório, com sua posterior publicação. O parágrafo único do art. 38 da Lei 8.666/93, traz a disposição de que as minutas de editais e contratos (além de demais convênios ou ajustes), devem ser previamente analisadas e aprovadas por assessoria jurídica da Administração. Para Marçal Justen Filho, tal orientação destina-se a evitar que defeitos apenas sejam descobertos tardiamente. Porém, a inobservância deste dispositivo não vicia nem invalida o procedimento se o instrumento convocatório, ou contrato, estiver perfeito, sem vícios, configurando tão somente a responsabilidade funcional dos agentes que não cumpriram essa formalidade. Entretanto, não sendo atendida tal formalidade, qualquer interessado poderá provocar a Administração, para que dê a devida observância ao dispositivo. Ressalte-se que o Tribunal de Contas da União determina que:

Sejam submetidos ao parecer prévio da assessoria jurídica os editais das licitações, sendo dispensado tal procedimento aos convites, mas salientando ser obrigatória a análise preliminar das minutas de contratos, independentemente da modalidade de licitação a que estiverem vinculados. (grifos nossos).
 
Marçal Justen Filho leciona que, na etapa interna, são praticados os atos relativos a:

a) verificar a necessidade e a conveniência da contratação de terceiros;

b) determinar a presença dos pressupostos legais para contratação (inclusive a disponibilidade de recursos orçamentários);

c) determinar a prática dos atos prévios indispensáveis à licitação (quantificação das necessidades administrativas, avaliação de bens; elaboração de projetos básicos etc.);

d) definir o objeto do contrato e as condições básicas da contratação;

e) verificar a presença dos pressupostos da licitação, definir a modalidade e elaborar o ato convocatório da licitação.  (grifo nosso)


  
IMPACTOS DA NOVA IN 05, DE 26 DE MAIO DE 2017 NO PLANEJAMENTO DA LICITAÇÃO
 
A IN 05/17 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão que dispõe das regras e diretrizes para contratação de serviços (terceirização) na Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, revogou a IN 02/08, trouxe diretrizes e contribuições importantes na etapa de planejamento da contratação, seleção do fornecedor e gestão do contrato. A nova Instrução traz diversas orientações e boas práticas sugeridas pelo Tribunal de Contas da União e AGU.
Foi previsto prazo de 120 dias para a nova IN entrar em vigor, permanecendo regidos pela IN 02/08 os procedimentos administrativos autuados ou registrados neste prazo.
As regras da IN 05/17 são obrigatórias para a Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.
 
Quando falamos em terceirização, é importante esclarecer que quando a Administração terceiriza serviços, ocorre a contratação da prestação dos serviços e não de mão-de-obra (trabalhadores), sendo vedada nas relações terceirizadas a subordinação direta (que é a típica de vínculo empregatício que recai sobre o trabalhador, caracterizando pessoalidade, subordinação). Nessas relações, o que se admite é a subordinação indireta ou contratual, a que ocorre por intermédio do contrato (A Administração exige do contratado todas as obrigações e termos do contrato, utilizando o preposto do contratado para relatar falhas, problemas, penalidades).
Além disso, a IN 05/17 traz o foco na contratação por resultado (e não por homem/hora, posto de trabalho).
A etapa de planejamento foi essencialmente delineada e detalhada, trazendo verdadeiras regras procedimentais dessa etapa, o que não tínhamos até então em nenhum instrumento normativo.
PLANEJAMENTO DA LICITAÇÃO CONFORME A IN 05/17
Quais seriam, então, as implicações da IN 05 de 26 de maio de 2017 no planejamento da licitação?
Primeiramente a Instrução ressalta os três pilares da contratação, que são:
I – Planejamento da Contratação (Estudos Preliminares, Gerenciamento de Riscos e TR/PB)
II – Seleção do Fornecedor (inicia-se com o encaminhamento do TR/PB ao setor de licitações e encerra-se com a homologação)
III – Gestão do Contrato
Em relação ao planejamento da contratação, o art. 21 da IN 05/17 contempla todos atos da fase preparatória, com modelos, instituindo as seguintes fases:
a) Estudos Preliminares : O TCU já vinha orientando que a Administração realizasse levantamentos (estudos técnicos) preliminares, que serviriam de base para a elaboração do TR/PB.   Essa etapa é finalizada com um documento que materializa os estudos.
Esse documento precisa conter, no mínimo: a necessidade da contratação, estimativa dos quantitativos, preços referenciais, a questão do parcelamento ou não, declaração de viabilidade ou não da contratação.
Mas outros fatores podem compor os estudos, havendo necessidade, como por ex. levantamento do mercado com verificação de todas as soluções e produtos existentes para justificar a metodologia ou solução escolhida pela Administração.
Se a Licitação ocorrer por SRP, deverá ser elaborado um estudo preliminar pelo órgão gerenciador, também cada participante e outro para a formação da Ata de Registro de Preços. Nesse caso só mudará os requisitos que devem constar de cada um, pois a IN dispensa alguns requisitos do rol do §1 do art. 24 para o estudo da ata e de cada participante.
O Estudo será anexo do TR/PB (exceto quanto às partes sigilosas, se houver).
b) Gerenciamento de Riscos: materializado no mapa de riscos que integra o processo. O mapa deve ser atualizado e juntado ao processo ao final, pelo menos, ao final da elaboração dos Estudos Preliminares, ao final da elaboração do TR/PB, após a fase de Seleção do Fornecedor e, após eventos relevantes, durante a gestão do contrato, pelos fiscais.
Esse gerenciamento irá efetuar uma análise de risco do objeto a ser contratado, devendo ser efetuada a identificação dos principais riscos (o que pode dar errado? O que pode comprometer a contratação? O que pode impedir os resultados? Qual o impacto de cada risco, cada ocorrência e suas consequências? Como fazer o tratamento desses riscos identificados, quais ações e soluções adotar para minimizar esses riscos? E para os riscos inaceitáveis, ações de contingência? Definir os responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência).
c) Termo de Referência ou Projeto Básico
Nessa etapa os Estudos Preliminares e Gerenciamento de Riscos serão utilizados como premissas para, então, o setor requisitante confeccionar o Termo de Referência ou Projeto Básico (a quem caberá avaliar a pertinência de modificar ou não os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco) que é peça chave na licitação.
Podem ser elaborados Estudos Preliminares e Gerenciamento de Riscos comuns para serviços de mesma natureza, semelhança ou afinidade.
 
Importante ressaltar que essas etapas aplicam-se à Licitação e contratação direta (por dispensa ou inexigibilidade). Etapas de Estudos Preliminares e Gerenciamento de Riscos ficam dispensadas no planejamento da licitação para os casos do 24, I e II (pequeno valor) e 24 IV (emergência ou calamidade) e XI (remanescente de obra, serviço ou fornecimento)
 
SUGESTÃO DE ROTEIRO
Abaixo indicamos uma sugestão de roteiro para implementar as orientações da IN na etapa preparatória:
1. Setor requisitante elabora documento que  formaliza a demanda, encaminha ao setor de Licitações. Nesse documento deve ficar justificada a necessidade da contratação e explicitar a opção pela terceirização (considerando o planejamento estratégico do órgão, se houver), a quantidade do serviço que será contratada, a data de início de sua execução e indicação da equipe que será responsável pela etapa interna (elaboração dos estudos preliminares e gerenciamento de risco, inclusive do fiscal do contrato que poderá auxiliar em todas etapas do planejamento).
2. Autoridade competente do setor de licitações cientifica expressamente os indicados e então designa formalmente a Equipe de Planejamento da contratação. Por isso os integrantes da equipe devem ter ciência por expresso de quais serão suas atribuições antes de receberem a designação. Essa Equipe deverá ser composta por pessoas que tenham competência à execução das tarefas de planejamento, o que inclui conhecimento técnico e de utilização do objeto licitado, conhecimento de licitações e contratos etc.
3. Concluída etapa de estudos preliminares e Gerenciamento de Riscos, a Equipe de Planejamento encaminha à autoridade competente que estabelece prazo para o setor requisitante enviar TR/PB com base nos estudos/gerenciamento. O PB/TR uma vez pronto, é encaminhado ao setor de Licitação.
MODELOS PADRONIZADOS
Outro aspecto é que deverão ser utilizados os modelos minutas de Termo de Referência/Projeto Básico, atos convocatórios da licitação, atos relativos à dispensa/inexigibilidade, bem como contratos padronizados pela AGU. No caso do órgão/entidade não utilizar o modelo (ou utilizar com alguma alteração), será necessário justificar nos autos do processo.
Ainda, antes do envio para exame e aprovação da assessoria jurídica (§único, art. 38), deve-se realizar uma avaliação da conformidade legal do procedimento administrativo da contratação - preferencialmente com base no anexo I da Orientação Normativa/Seges 2/16 (Lista de verificação que deverá ser juntada ao processo)
E como se sabe, também não adianta a licitação ser um sucesso se a fase de fiscalização contratual deixar a desejar. Pensando nisso a IN trouxe excelentes previsões e metodologias de trabalho para a etapa de fiscalização das contratações, como a prevenção e gerenciamento de riscos em função de cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias e com FGTS da contratada (mediante institutos como conta depósito vinculada – já conhecido - ou pagamento por fato gerador).
 
Ainda em relação à gestão e fiscalização dos contratos, foram previstas e separadas diversas espécies de fiscalização (técnica, administrativa, setorial, pelo público usuário) levando em conta todas as necessidades e realidades que precisam ser fiscalizadas e acompanhadas na execução de uma contratação, o que será feito por fiscais diversos ou por servidor único dependendo da demanda de trabalho, além do gestor do contrato.
A IN identificou expressamente a necessidade de delimitar as diversas realidades que precisam ser acompanhadas na fiscalização de um contrato, que resulta em matéria multidisciplinar.
 
 
 
  

Voltar