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negociação nas contratações

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A Negociação nas Contratações (Compras e Serviços)

Por Valmir Amaral do Oliveira
Quais os Pontos de Partida para Procedermos a uma Negociação?

O ponto de partida de uma negociação é, sem dúvida, a definição clara e precisa da compra, contratação ou projeto da sociedade, enfim do problema ou situação a ser resolvido.

Após a conceituação inicial do item e verificadas as condições de mercado e possibilidades de oferta, ele deverá ser especificado.

Verifica-se, posteriormente o detalhamento das demais condições de referência.

De posse da especificação do item a ser contratado , é recomendável montar-se uma planilha de custo com identificação dos principais componentes do futuro preço a ser cotado para o item.

Esses componentes são os materiais/serviços que compõem o preço final do objeto pretendido e os porcentuais de participação de cada um no valor unitário, totalizando 100%.

Devem ser indicados, também, os índices gerais e setoriais envolvidos na atualização de cada parcela que compõe os custos.

A planilha de custo deve ser revista quando da obtenção dos preços finais de forma a adequar seus componentes à especificação ajustada do mercado.

Por exemplo, um item de produção gráfica teve sua metodologia de produção aferida em 50% do custo total.

Quando realizada a consulta pública de preços, verificou-se que há no mercado novo processo produtivo que corresponde a apenas 30% do preço final.

Verifica-se se o índice setorial de atualização permanece o mesmo e, caso o método produtivo seja acessível a outros fornecedores potenciais, altera-se a planilha de custo inicial.

Essa planilha de custos funcionará como uma identidade do objeto da compra, balizando todas as negociações posteriores que objetivam ajuste de preços de qualquer natureza, além de validar ou não o resultado das pesquisas de mercado e atualizações de preços praticados anteriormente pela própria empresa e outras do mercado.

A demonstração da composição do preço destacando o valor de cada insumo é de fundamental importância para uma comparação no momento da negociação.

Além disso, a planilha também assume, durante a vigência do contrato , o papel balizador de eventuais alterações nos valores inicialmente pactuados.

A demonstração do preço não precisa chegar ao nível de composição de custos no sentido específico da palavra, basta relatar os principais valores componentes da proposta destacando o objeto, mão-de-obra quando é o caso, frete, impostos e taxas, matérias, lucro, percentual de administração.             

O segundo ponto de partida para uma negociação eficaz em ordem cronológica, porém, de igual importância que a definição do objeto, é a pesquisa de mercado. 

A metodologia para elaboração de um preço de mercado deve considerar todas as condições específicas de referência que contribuem na formação do preço.

Portanto, para verificar o valor de mercado de um determinado objeto, devemos considerar, entre outros elementos (informações a serem repassadas para os fornecedores potenciais para formulação de seu preço):

 As quantidades pretendidas;

 Se o fornecimento/prestação de serviço refere-se a período contínuo ou sazonal;

 Qual o comportamento da demanda pelo serviço ou fornecimento (se é regular ou não) dentro do período definido;

 Se o modelo de suprimento do objeto demandado implica em formação e gestão de estoque no fornecedor, aumentando seu custo de fornecimento;

 O local ou locais de entrega;

 Os prazos de entrega e o momento de sua definição (antecedência em relação à entrega);

 Prazo e a abrangência da garantia;

 O prazo e a forma de pagamento.

Como resultado da pesquisa teremos os preços cotados pelo maior número possível de empresas e a validação ou não do diagnóstico prévio realizado sobre o mercado, o que permitirá uma nova avaliação quanto à especificação, continuidade da compra ou contratação daquele objeto.

Ficaremos sabendo, por exemplo, qual o posicionamento do fornecedor potencial ou fornecedores em relação ao mercado, se é exclusivo e/ou especializado para aquele objeto ou se temos a possibilidade de uma ampla concorrência. Essa informação é crucial para a definição da futura estratégia de negociação.

Os elementos considerados na pesquisa mantêm relação direta com o preço, podendo ser, ainda, restritivos em relação à competição e, conseqüentemente, determinantes para a elevação do valor das propostas obtidas.

Por exemplo, o prazo para execução do objeto fora das condições ideais do mercado poderá levar a licitação a ser superfaturada ou deserta.

Para melhor entendimento, vamos verificar a seguir o que aconteceria com uma exigência de garantia, em edital, de quatro anos para um determinado objeto, quando a média de garantia de mercado é de apenas dois anos.

Primeira conseqüência: restrição de participação.

Provavelmente, os fabricantes não alterariam suas garantias padronizadas, exclusivamente, para competir naquele certame.

Nesse caso restaria a algum representante comercial assumir o risco e “bancar” os dois anos subseqüentes à garantia do fabricante, por conta própria, obviamente computando a diferença na proposta.

Como o representante não sabe quanto custará a reposição das peças daqui a quatro anos, a tendência é garantir-se com um valor bem acima do real, caracterizando o superfaturamento do contrato .

Outra conseqüência é que essa garantia extraordinária assume o papel de prestação de serviço de manutenção e, sendo paga antecipadamente embutida no preço da firma, confronta diretamente a legislação vigente, caracterizando pagamento antecipado de prestação de serviço (manutenção).

Além disso, a contratante corre o risco de não obter a contraprestação do serviço cujo custo foi embutido no preço inicial, em virtude de fatos não previstos, como a falência da contratada .

A planilha de preços finais é composta por todos os preços unitários “cheios” (com todos os custos embutidos e não explicitados) obtidos num mesmo momento determinado, utilizando-se o máximo das várias metodologias/ferramentas disponíveis para pesquisa de mercado e atualização de preços, de forma a se equalizar os desvios ou vícios que as próprias metodologias encerram e obter uma massa de dados significativa e representativa da realidade, minimizando tendências. Dessa forma, recomenda-se:

A consulta a “sites” de órgãos públicos para obtenção de cotações atuais para objetos similares, ponderando as condições diversas dos elementos discriminados no primeiro parágrafo deste tópico;

 A pesquisa direta por meio de “sites” de compras;

 A consulta direta ao maior número possível de fornecedores do ramo de atividade, observando estritamente as mencionadas condições;

O levantamento de preços de itens e serviços similares e;

A atualização dos últimos preços obtidos em licitações anteriores, considerando o prazo decorrido desde a data da apresentação da cotação e o impacto dos índices gerais e setoriais sobre as parcelas definidas na planilha de custo correspondente.

Realizado o levantamento da forma descrita anteriormente, deverá ser estruturada a planilha de preços finais, conforme modelo simplificado , que será utilizada como referência no processo para o Pregoeiro definir o valor básico da contratação .

Para a definição do preço de referência, há que se considerar, também os limites orçamentários (se for órgão público) e financeiros disponíveis ao contratante .

Essa planilha deverá ser juntada ao Termo de Referência para estruturação e publicação do processo de licitação.