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Planejamento das licitações

Tipos de licitação

Documentos exigidos nas licitações

FASES DA LICITAÇÃO

A licitação divide-se em duas fases: a fase interna e fase externa.

A fase interna (ou preparatória) da licitação, é a fase na qual será desenvolvido o planejamento da contratação .

Nesta etapa são efetuados os procedimentos prévios à contratação , delimita-se as condições do instrumento convocatório antes de trazê-las ao conhecimento da sociedade.

Já, na etapa externa (ou executória), inicia-se com a publicação do edital ou entrega do convite, quando é dado conhecimento ao público de que aquela licitação irá ocorrer, o objetivo é a seleção da melhor proposta para a Administração e verificar as condições da empresa que será contratada .

Após a finalização do procedimento licitatório, a última etapa é a contratual.

A FASE INTERNA DA LICITAÇÃO: PASSO A PASSO DO PLANEJAMENTO DA LICITAÇÃO

A fase interna ou preparatória da licitação é constituída dos seguintes atos:
1) IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE Toda licitação tem seu nascimento a partir de uma necessidade. A necessidade é o problema que a Administração possui e que precisa ser solucionado.

Quem identifica a necessidade, é o setor requisitante, devendo a necessidade estar expressamente indicada no processo da licitação.

2) REQUISIÇÃO DO OBJETO: O objeto que será contratado ou adquirido, é a solução para a necessidade (problema) da Administração. A requisição do objeto, deve ser efetuado pelo setor requisitante, sendo clara e precisa, contendo a indicação e justificativa de sua necessidade.

3) AUTORIZAÇÃO DA ABERTURA DA LICITAÇÃO, PELA AUTORIDADE COMPETENTE E JUSTIFICATIVA DA CONTRATAÇÃO

A Autoridade Competente avalia a conveniência e oportunidade da contratação e manifesta sua concordância com a instauração da licitação.

Autorização é o ato administrativo que formaliza o início da licitação.  Justifica a necessidade da contratação , indicando que o objeto do certame será o que o órgão/entidade precisa contratar para atender a sua necessidade.

4) ABERTURA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO:

  
Deverá ser aberto um processo administrativo, autuado, protocolado e numerado, conforme artigo 38 da Lei nº 8666/93. O processo administrativo que antes era em papel, foi substituído pelo processo administrativo eletrônico. O Decreto Federal nº 8.539 de 08 de outubro de 2015 instituiu o uso obrigatório do processo administrativo eletrônico, dispondo sobre a utilização de meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional. O objetivo é que, regra geral, todos os atos processuais do processo administrativo sejam registrados e disponibilizados por meio eletrônico e não mais por processos em papel.
Uma plataforma muito utilizada é o Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). A cessão desta plataforma é para toda Administração Pública e de forma gratuita. O Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPDG) selecionou a solução Sistema Eletrônico Nacional - SEI, desenvolvida pelo TRF4, mediante acordo celebrado entre o MPDG e o TRF4, autorizando o MPDG a compartilhar o software com os órgãos da Administração Pública Federal que estão sob sua jurisdição (órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações federais). Para maiores informações, acesse o site www.processoeletronico.gov.br
Demais órgãos/entidades (Empresas Públicas, Sociedades de Economia Mista e órgãos dos Poderes Judiciário e Legislativo) e demais esferas (Estados e Municípios) devem entrar em contato diretamente com o TRF4 caso queiram utilizar a plataforma, que, reitere-se, é disponibilizada gratuitamente.

  
5) ELABORAÇÃO do Projeto Básico/Termo de Referência, onde constará:
  
Na fase interna deverá ser elaborado por agente ou equipe que disponha de conhecimentos técnicos pertinentes e suficientes ao que se quer contratar, o Termo de Referência ou Projeto Básico, onde constará o detalhamento do objeto e demais obrigações que integram o encargo, tais como:
Definição (especificação) do objeto;
Orçamento detalhado;
Definição dos métodos, estratégia de suprimento, prazo  e forma de execução, cronograma de desembolso etc.
Também deverá ser aprovado pela autoridade competente que aprovou a abertura da licitação.
 
6)   ORÇAMENTO ESTIMADO PELA PESQUISA DE MERCADO
   
 A pesquisa de mercado, efetuada na fase interna do certame, é obrigatória em qualquer processo de licitação (seja por intermédio das modalidades Concorrência, Tomada de Preços, Convite ou Pregão) ou contratação direta. É através da pesquisa de mercado que a Administração identificará quais são os preços praticados no mercado no ramo do bem ou serviço objeto da contratação.
  
7)   PREVISÃO/INDICAÇÃO DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS
    
Em consonância com os arts. 7º, § 2º, III e art. 14, Lei 8.666/93, é obrigatória a indicação ou previsão de dotação orçamentária (exceto se a licitação desenvolver-se mediante Sistema de Registro de Preços).
  
  
8) DEFINIÇÃO DA MODALIDADE E TIPO DE LICITAÇÃO
Deverá ser definida a modalidade a ser adotada, lembrando que no caso do objeto ser caracterizado como bem ou serviço comum, será adotada a modalidade pregão. Na hipótese de adoção das licitações tradicionais, deverá ser verificada a modalidade cabível em função do valor da contratação (considerando o que será contratado, de acordo com a natureza do objeto, para o ano civil), em função do art. 23 da Lei 8.666/93
Define-se também, na etapa interna, o tipo de licitação que será adotado.

9)ELABORAÇÃO DO EDITAL
É, também na etapa interna, que são elaboradas todas as cláusulas do instrumento convocatório. É o edital que traz todas as regras aplicáveis àquela licitação (documentos de habilitação, julgamento de propostas, especificações do objeto, prazos etc) sendo conhecido como a lei interna da licitação. Além disso, é através do instrumento convocatório que são convocados todos os interessados que atendam ao exigido no edital e queiram participar daquela licitação.
  

Elaboração do edital
RDC
Publicação das licitações
Sicaf
Princípios das licitações
Contratação direta sem licitação
Pregão presencial passo a passo
Pregão eletrônico
Homologação e adjudicação
Registro cadastral e documentos de habilitação
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10) DESIGNAÇÃO DO PREGOEIRO E EQUIPE DE APOIO OU COMISSÃO DE LICITAÇÃO.
A autoridade competente designará, na etapa interna, pregoeiro e equipe de apoio e comissão de licitação, além de seus suplentes.

11) EXAME E APROVAÇÃO DA ASSESSORIA JURÍDICA
O Edital e a minuta contratual (anexo do edital) deverão ser examinados e aprovados pela assessoria jurídica do órgão, seguindo a determinação da Lei 8.666/93:

Art. 38. (...)
Parágrafo único. As minutas de editais de licitação, bem como as dos contratos, acordos, convênios ou ajustes devem ser previamente examinadas e aprovadas por assessoria jurídica da Administração.

 12) ASSINATURA DO EDITAL  E PUBLICAÇÃO DO AVISO
Por fim, o edital é assinado e remetido para publicação.
  
  
IMPACTOS DA NOVA IN 05, DE 26 DE MAIO DE 2017 NO PLANEJAMENTO DA LICITAÇÃO

A IN 05/17 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão que dispõe das regras e diretrizes para contratação de serviços (terceirização) na Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, revogou a IN 02/08, trouxe diretrizes e contribuições importantes na etapa de planejamento da contratação, seleção do fornecedor e gestão do contrato. A nova Instrução traz diversas orientações e boas práticas sugeridas pelo Tribunal de Contas da União e AGU.
Foi previsto prazo de 120 dias para a nova IN entrar em vigor, permanecendo regidos pela IN 02/08 os procedimentos administrativos autuados ou registrados neste prazo.
As regras da IN 05/17 são obrigatórias para a Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

Quando falamos em terceirização, é importante esclarecer que quando a Administração terceiriza serviços, ocorre a contratação da prestação dos serviços e não de mão-de-obra (trabalhadores), sendo vedada nas relações terceirizadas a subordinação direta (que é a típica de vínculo empregatício que recai sobre o trabalhador, caracterizando pessoalidade, subordinação). Nessas relações, o que se admite é a subordinação indireta ou contratual, a que ocorre por intermédio do contrato (A Administração exige do contratado todas as obrigações e termos do contrato, utilizando o preposto do contratado para relatar falhas, problemas, penalidades).
Além disso, a IN 05/17 traz o foco na contratação por resultado (e não por homem/hora, posto de trabalho).
A etapa de planejamento foi essencialmente delineada e detalhada, trazendo verdadeiras regras procedimentais dessa etapa, o que não tínhamos até então em nenhum instrumento normativo.

PLANEJAMENTO DA LICITAÇÃO CONFORME A IN 05/17
Quais seriam, então, as implicações da IN 05 de 26 de maio de 2017 no planejamento da licitação?
Primeiramente a Instrução ressalta os três pilares da contratação, que são:

I – Planejamento da Contratação (Estudos Preliminares, Gerenciamento de Riscos e TR/PB)
II – Seleção do Fornecedor (inicia-se com o encaminhamento do TR/PB ao setor de licitações e encerra-se com a homologação)
III – Gestão do Contrato

Em relação ao planejamento da contratação, o art. 21 da IN 05/17 contempla todos atos da fase preparatória, com modelos, instituindo as seguintes fases:

a) Estudos Preliminares : O TCU já vinha orientando que a Administração realizasse levantamentos (estudos técnicos) preliminares, que serviriam de base para a elaboração do TR/PB.   Essa etapa é finalizada com um documento que materializa os estudos.
Esse documento precisa conter, no mínimo: a necessidade da contratação, estimativa dos quantitativos, preços referenciais, a questão do parcelamento ou não, declaração de viabilidade ou não da contratação.
Mas outros fatores podem compor os estudos, havendo necessidade, como por ex. levantamento do mercado com verificação de todas as soluções e produtos existentes para justificar a metodologia ou solução escolhida pela Administração.
Se a Licitação ocorrer por SRP, deverá ser elaborado um estudo preliminar pelo órgão gerenciador, também cada participante e outro para a formação da Ata de Registro de Preços. Nesse caso só mudará os requisitos que devem constar de cada um, pois a IN dispensa alguns requisitos do rol do §1 do art. 24 para o estudo da ata e de cada participante.
O Estudo será anexo do TR/PB (exceto quanto às partes sigilosas, se houver).

b) Gerenciamento de Riscos: materializado no mapa de riscos que integra o processo. O mapa deve ser atualizado e juntado ao processo ao final, pelo menos, ao final da elaboração dos Estudos Preliminares, ao final da elaboração do TR/PB, após a fase de Seleção do Fornecedor e, após eventos relevantes, durante a gestão do contrato, pelos fiscais.
Esse gerenciamento irá efetuar uma análise de risco do objeto a ser contratado, devendo ser efetuada a identificação dos principais riscos (o que pode dar errado? O que pode comprometer a contratação? O que pode impedir os resultados? Qual o impacto de cada risco, cada ocorrência e suas consequências? Como fazer o tratamento desses riscos identificados, quais ações e soluções adotar para minimizar esses riscos? E para os riscos inaceitáveis, ações de contingência? Definir os responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência).

c) Termo de Referência ou Projeto Básico
Nessa etapa os Estudos Preliminares e Gerenciamento de Riscos serão utilizados como premissas para, então, o setor requisitante confeccionar o Termo de Referência ou Projeto Básico (a quem caberá avaliar a pertinência de modificar ou não os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco) que é peça chave na licitação.
Podem ser elaborados Estudos Preliminares e Gerenciamento de Riscos comuns para serviços de mesma natureza, semelhança ou afinidade.

Importante ressaltar que essas etapas aplicam-se à Licitação e contratação direta (por dispensa ou inexigibilidade). Etapas de Estudos Preliminares e Gerenciamento de Riscos ficam dispensadas no planejamento da licitação para os casos do 24, I e II (pequeno valor) e 24 IV (emergência ou calamidade) e XI (remanescente de obra, serviço ou fornecimento)

  
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