1ª fase: Abertura e Exploração do Problema
Essa fase da negociação é crítica no sentido da deflagração de um processo de comunicação sem ruídos.
É nela que o negociador estabelece o primeiro contato com a outra parte interessada.
A partir daí se formam as primeiras impressões e se estabelecem o processo de identificação e atribuição de papéis, que serão sementes para a formação de empatia entre os negociadores e favorecerão a sinergia do processo como um todo.
A primeira atitude do negociador é criar um ambiente cordial e confiável.
Para isso a forma de contato é crucial, porém as devidas qualificações do negociador e de sua equipe estabelecem um padrão de equilíbrio de forças, na medida que demonstre uma equivalência de poderes de hierarquia, decisão, especialização etc.
É desejável que se faça menção ao currículo do negociador ou de especialista que esteja agregado à equipe, principalmente quando o objeto da negociação for um item técnico relacionado àquela formação.
2ª fase: Apresentação de Propostas
Nessa etapa as partes colocam suas propostas.
É necessário especial empenho no sentido de que a comunicação fique clara e objetiva, e que se busque o feedback da compreensão pela outra parte dos termos propostos.
É uma fase eminentemente analítica, quando são apresentadas as argumentações e contra-argumentações, evidenciadas as resistências. Nesse momento vão ficando gradativamente mais claras as divergências de expectativas entre as partes.
Aqui se faz necessário produzir anotações, classificar de novo e redimensionar objetivos, rever-se estratégias e táticas e recorrer-se a suporte técnico para reavaliar os limites e direções, se for o caso.
3ª Fase: Troca de Concessões e Identificação dos Impasses
Nessa fase as partes em negociação definirão regras comuns (padrões de conduta) para que seja atingido o acordo mútuo satisfatório.
Inicia-se o período de barganhas e de solucionar impasses em possíveis rodadas de argumentação.
Caberá ao negociador, ao perceber que, para manter-se no eixo pré-definido da negociação, é necessário fazer concessões não planejadas e de resultados comprometedores aos seus objetivos, solicitar prazo para avaliação dos impactos financeiros ou outros que possam advir da decisão e, se for o caso, interromper a negociação.
Nessa etapa o negociador é totalmente absorvido por ações táticas nas quais deve colocar toda sua habilidade.
4ª Fase: Fechamento do Acordo
Final de negociação.
Cabe agora enunciar para ambas as partes e outros envolvidos indiretamente os termos da proposta final e conferir a sinergia envolvida no processo, buscando o feedback quanto à compreensão e aceitação dos termos do acordo, colocando-se sempre a possibilidade de rediscussão de eventuais pontos ainda conflitantes.
É o período para serem “amarradas” as condições discutidas e as responsabilidades de ações decorrentes.